Contratar una suite ofimática en la nube para su empresa: guía de alta y precios 2026

Contratar una suite ofimática en la nube significa dar de alta, de forma online y sin instalar nada en sus equipos, el correo con su dominio, los documentos colaborativos, el almacenamiento compartido y las videollamadas que va a usar todo su equipo. El proceso suele resolverse en tres pasos (elegir plan y número de usuarios, verificar el dominio y migrar lo que ya tiene) y el coste se factura por usuario al mes o, como en el caso de Octopus Search & Workspace, por organización con un número de buzones incluidos. En esta guía le mostramos precios reales de 2026, una tabla comparativa y el procedimiento de alta.

Qué incluye una suite ofimática en la nube

Un software ofimático empresarial en la nube agrupa, bajo una sola cuenta de administración, el correo corporativo, las herramientas de edición colaborativa y el almacenamiento, todo accesible desde el navegador o el móvil sin necesidad de servidores propios.

Correo con su dominio

El punto de partida es siempre el correo: buzones del tipo nombre@suempresa.com gestionados desde un panel centralizado, con alias, grupos de distribución y reglas de reenvío. En Octopus, todos los planes empresariales incluyen buzones con dominio propio desde el primer día; el plan Organización cubre hasta 15 buzones y el plan Empresa Gestionada hasta 50.

Documentos, hojas y presentaciones colaborativas

Junto al correo, el plan Organización de Octopus incluye documentos, hojas y presentaciones colaborativos, además de videollamadas (Meeting), chat y grupos, con un asistente de IA incluido para todos los usuarios y un buscador sin rastreo para todo el equipo. Es la pieza que sustituye a tener licencias de ofimática instaladas en cada equipo y a mandar archivos adjuntos por correo.

Almacenamiento y videollamadas

Completan el paquete un espacio de almacenamiento compartido (1 TB en el plan Organización de Octopus, 5 TB en Empresa Gestionada) y videollamadas integradas en el calendario, sin necesidad de contratar una herramienta aparte para reuniones.

Cuánto cuesta por usuario en 2026

El mercado se mueve en dos modelos distintos: el de precio por usuario/mes propio de las grandes plataformas (Google, Microsoft, Zoho) y el de precio por organización con un número de buzones incluido, que es el modelo de Octopus. Para poder comparar, hemos calculado el equivalente por usuario de cada plan de Octopus dividiendo el precio mensual entre el máximo de buzones incluidos; es una cifra orientativa (ESTIMACIÓN), porque si su empresa usa menos buzones de los incluidos, el coste por persona sube.

Tabla comparativa de planes

La lectura es honesta: Octopus no compite por ser la opción más barata por usuario frente a Google, Microsoft o Zoho. Su equivalente por usuario es más alto porque el plan Empresa Gestionada incluye administración, SSO, DPA y tiempos de respuesta de soporte garantizados, no solo el buzón. Si lo que busca es el precio mínimo por usuario y gestionará el resto internamente, Zoho o Google pueden encajar mejor; si busca que alguien responda del cumplimiento y de la migración, esa diferencia de precio es el servicio gestionado. Puede ver el desglose completo de planes, incluido el plan Soberanía para empresas con requisitos de ubicación de datos más estrictos, en nuestra página de precios; y si quiere profundizar en las cifras de Google Workspace, tenemos una comparativa específica de precios de Google Workspace y alternativas.

Coste oculto de las suites "gratis"

Las suites ofimáticas de código abierto que se instalan en un servidor propio (como las variantes autogestionadas de OnlyOffice o LibreOffice en red) no tienen cuota mensual, pero trasladan el coste a otro sitio: alguien tiene que mantener el servidor, aplicar parches de seguridad, hacer copias de seguridad y resolver incidencias de correo. Para una empresa de 2 a 50 personas sin un técnico de sistemas dedicado, ese tiempo interno suele costar más que una cuota mensual con soporte incluido. Antes de descartar un plan de pago por parecer "caro", calcule cuántas horas de administración interna le ahorra.

Cómo dar de alta su empresa en 10 minutos

El alta inmediata, sin coste de puesta en marcha, está disponible en el plan Organización de Octopus. En el plan Empresa Gestionada la activación de la cuenta es igualmente rápida, pero la migración completa del histórico de correo y archivos se programa aparte, normalmente en un fin de semana, para no interrumpir la actividad.

Paso 1: elegir plan y número de usuarios

Decida cuántos buzones necesita hoy y cuántos previsiblemente necesitará en 12 meses: el plan Organización cubre hasta 15 buzones y el Empresa Gestionada hasta 50. Elegir por encima de su número real de usuarios solo para "tener margen" encarece el coste por usuario sin motivo; puede ampliar de plan cuando lo necesite.

Paso 2: verificar su dominio

Se añaden unos registros DNS (normalmente MX, TXT y CNAME) en el panel de su proveedor de dominio. Es el mismo procedimiento en cualquier suite del mercado y suele tardar entre 5 y 30 minutos en propagarse, dependiendo del proveedor de DNS.

Paso 3: migrar correo y archivos existentes

Para el plan Organización, la creación de los primeros buzones y la carga de archivos puede hacerse usted mismo desde el panel en los minutos siguientes a verificar el dominio. Si necesita trasladar años de correo histórico y carpetas compartidas sin perder nada, el plan Empresa Gestionada incluye ese trabajo de migración completa realizado por nuestro equipo, programado para no interrumpir la jornada laboral.

Qué mirar antes de firmar: RGPD y soporte en español

Antes de dar de alta a toda su plantilla en una suite, revise dos cosas que no aparecen en la hoja de precios.

Dónde se alojan sus datos

El Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos (RGPD) exige que, si sus datos se tratan fuera de la Unión Europea, exista una base legal de transferencia adecuada. Pida siempre al proveedor su Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) antes de firmar. En Octopus, el DPA con ubicación de datos declarada está incluido desde el plan Empresa Gestionada; el plan Soberanía añade ubicación de datos elegida y garantizada por contrato, registro de accesos exportable y retención y borrado por política con evidencia. Si contrata el plan Organización y necesita un DPA firmado, puede solicitarlo a nuestro equipo antes del alta.

Soporte técnico en horario europeo

Compruebe el tiempo de respuesta comprometido, no solo si hay "soporte 24/7" genérico en inglés. Los planes de Octopus especifican tiempos de respuesta concretos: soporte por correo en el plan Organización, responsable asignado con respuesta en 4 horas en Empresa Gestionada, y responsable con respuesta en 1 hora más informe de cumplimiento trimestral para auditoría en el plan Soberanía.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una suite ofimática en la nube por usuario?

Depende del modelo: Zoho Workplace Standard cuesta 3 $/usuario/mes anual, Google Workspace Business Starter 6,80 €/usuario/mes y Microsoft 365 Business Basic pasa de 6 $ a 7 $/usuario/mes desde julio de 2026. Octopus factura por organización con buzones incluidos; su equivalente por usuario es de aproximadamente 20-26 €/usuario/mes (estimado), porque el precio del plan Empresa Gestionada incluye administración, SSO y soporte con tiempo de respuesta garantizado, no solo el correo.

¿Puedo usar mi propio dominio de correo?

Sí. Todos los planes empresariales de Octopus incluyen buzones con dominio propio desde el alta; no hay recargo por verificar su dominio.

¿Cuánto tarda el alta de mi empresa?

La activación de la cuenta y la creación de los primeros buzones en el plan Organización puede completarse en pocos minutos tras verificar el dominio. Si necesita migrar todo su histórico de correo y archivos desde otro proveedor, ese trabajo se programa aparte; en el plan Empresa Gestionada se realiza en un fin de semana para no afectar a la operativa diaria.

¿Puedo migrar mis correos y archivos desde otro proveedor?

Sí. En el plan Empresa Gestionada la migración completa de correo y archivos la realiza nuestro equipo como parte del servicio. Si está en el plan Organización y quiere ese acompañamiento, puede solicitarlo a nuestro equipo para valorar el alcance antes del alta.

Contenido informativo. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.

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