Si usted es responsable de TI o de compliance y le preocupan las transferencias de datos a EEUU que exige el RGPD a sus proveedores, estas son las alternativas europeas reales a Google Workspace en 2026: Proton Workspace, Office.eu, La Suite numérique, OnlyOffice, Dataprius y Octopus Search & Workspace. Ninguna es un sustituto automático de Google; cada una resuelve de forma distinta el alojamiento, el precio y el soporte, y eso es justamente lo que esta guía compara con datos verificados en las páginas oficiales de cada proveedor, no con la etiqueta genérica "cumple RGPD" que repiten la mayoría de listados.
Por qué buscar una alternativa europea a Google Workspace
Google Workspace está operado por Google LLC, una empresa sujeta a legislación estadounidense. Eso no lo convierte automáticamente en ilegal bajo el RGPD, pero sí obliga a su empresa, como responsable del tratamiento, a justificar y documentar esa transferencia internacional de datos cada vez que un dato personal de un empleado o cliente sale de la UE hacia infraestructura bajo jurisdicción de EEUU.
Transferencias de datos a EEUU y Schrems II
El 16 de julio de 2020 el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) dictó la sentencia conocida como Schrems II (asunto C-311/18), que invalidó el Privacy Shield como base legal para transferir datos personales de la UE a EEUU. El Tribunal consideró que normativas estadounidenses como la FISA 702 y la Orden Ejecutiva 12.333 permiten a las autoridades de EEUU acceder a esos datos sin garantías equivalentes a las del RGPD.
Tras esa sentencia, si su proveedor transfiere datos a un tercer país fuera del Espacio Económico Europeo, usted como exportador de datos debe apoyarse en cláusulas contractuales tipo (SCC) o normas corporativas vinculantes (BCR) y, además, realizar una evaluación de impacto de la transferencia (Transfer Impact Assessment) para comprobar que el marco legal del país de destino no vacía de contenido esas garantías. Esta obligación recae sobre usted, no solo sobre el proveedor, lo que explica por qué cada vez más responsables de TI prefieren evitar directamente la transferencia eligiendo un proveedor que aloje los datos en la UE.
Qué exige realmente el RGPD a su proveedor de software
El Capítulo V del Reglamento (UE) 2016/679 (artículos 44 a 50) regula las transferencias internacionales de datos. El artículo 44 fija el llamado "principio antielusión": todas las disposiciones de ese capítulo se aplican para que el nivel de protección que garantiza el RGPD no se vea rebajado una vez el dato sale de la UE, incluso en transferencias ulteriores a un segundo tercer país.
En la práctica, que un proveedor "cumpla RGPD" no basta como respuesta. Lo que debe poder demostrarle por contrato es: dónde se alojan físicamente los datos, bajo qué mecanismo legal (adecuación, SCC, BCR) se justifica cualquier transferencia fuera del EEE, si firma un contrato de encargado de tratamiento (DPA) conforme al artículo 28 RGPD, y qué logs de acceso y auditoría pone a su disposición. Soberanía de datos, en este contexto, significa que la empresa que trata sus datos personales no está sujeta a una ley extranjera (como el CLOUD Act estadounidense) que pueda obligarla a entregarlos a un tercer gobierno sin que usted lo sepa ni pueda oponerse.
Las alternativas europeas más mencionadas
Estas son las que más aparecen en prensa y listados especializados a fecha de octubre de 2026, con los datos que hemos podido verificar en sus propias páginas oficiales.
Proton Workspace
Proton AG lanzó Workspace el 31 de marzo de 2026 agrupando Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, Pass y VPN en un único plan. Según su página oficial de precios, el plan Standard cuesta 12,99 €/usuario/mes con facturación anual (14,99 € mensual) e incluye 1 TB cifrado por usuario; el plan Premium sube a 19,99 €/usuario/mes anual (24,99 € mensual) con 3 TB, más dominios personalizados y acceso al asistente de IA Lumo.
Un matiz importante que no suele aparecer en los listados: Proton tiene su sede y sus centros de datos principales en Suiza, no en la Unión Europea. Suiza cuenta con su propia ley de protección de datos (nLPD), pero no es un Estado miembro de la UE ni del EEE, por lo que si su política interna exige alojamiento estrictamente dentro del territorio de la UE, Proton no cumpliría ese requisito concreto aunque sí evite la transferencia a EEUU.
Office.eu y La Suite numérique
Office.eu se presentó el 4 de marzo de 2026 desde La Haya como una suite europea open source (Drive, Docs, hojas de cálculo, presentaciones, correo, calendario y chat) alojada en infraestructura europea. A fecha de esta comparativa sigue en acceso anticipado por invitación, con cerca de 15.000 solicitudes en lista de espera según su propia cobertura de prensa, y sin precio público confirmado: sus responsables han indicado que será "comparable" al de Google Workspace y Microsoft 365. Algunas coberturas mencionan una posible capa gratuita para uso individual, pero esto es una HIPÓTESIS según declaraciones de sus responsables, sin confirmación oficial pública a fecha de esta guía; no lo trate como un dato cerrado. Es, por ahora, una opción a vigilar más que una alternativa operativa para contratar hoy.
La Suite numérique (ahora LaSuite), desarrollada por la DINUM francesa, es gratuita y aloja sus datos en Francia sobre infraestructuras SecNumCloud cualificadas por la ANSSI. El matiz que casi ningún listado aclara: el acceso está reservado a agentes de la administración pública francesa autenticados vía ProConnect, y una empresa privada solo puede usarla si colabora puntualmente con un organismo público en una misión concreta. Al ser de código abierto, cualquier empresa puede desplegar su propia instancia de Docs o Grist en su propio servidor, pero eso exige un equipo técnico capaz de mantenerla; no es un servicio que se contrate y use directamente.
OnlyOffice y Dataprius
OnlyOffice lo desarrolla Ascensio System SIA, con sede en Riga (Letonia, UE). Su modelo de precio es distinto al resto: en DocSpace Cloud se paga por administrador, no por usuario. El plan gratuito permite hasta 3 administradores con usuarios y invitados ilimitados; el plan Business Cloud cuesta 20 $/administrador/mes en su tarifa promocional vigente, pero el precio regular publicado por OnlyOffice es 30 $/administrador/mes, por lo que conviene confirmar la tarifa activa antes de contratar, ya que las promociones cambian sin aviso previo. También ofrece Enterprise Edition autoalojada, que permite elegir el centro de datos europeo donde se instala; para esa modalidad, su página oficial no publica una cifra fija sino "precio a consultar" con el equipo comercial.
Dataprius es una empresa española con planes Premium desde 24,40 €/mes y planes Corporate por tramos de usuarios, según su propia página de precios: 40 usuarios por 1.896 €/año, 60 por 2.079 €/año, 80 por 2.700 €/año, 100 por 3.060 €/año, 120 por 3.830 €/año, 140 por 4.300 €/año, 200 usuarios por 5.328 €/año (30 TB) y 250 usuarios por 5.887 €/año (32 TB). Para volúmenes mayores a 250 usuarios, Dataprius sí ofrece precio a medida bajo consulta. Es importante no confundirlo con una suite completa: Dataprius es, sobre todo, un gestor documental colaborativo en la nube; no incluye correo corporativo, calendario ni videoconferencia propia, así que suele combinarse con otra herramienta de comunicación.
Octopus Search & Workspace
Octopus Search & Workspace reúne Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat, Meet y el resto de la suite en un único contrato, con precio por organización y no por usuario: el plan Organización cuesta 390 €/mes (hasta 15 buzones, 1 TB), el plan Empresa Gestionada 990 €/mes más 2.900 € de activación (hasta 50 buzones, 5 TB, contrato DPA, migración gestionada de principio a fin y soporte en 4 horas), y el plan Soberanía 2.900 €/mes más 6.900 € de activación (hasta 150 buzones, 20 TB, ubicación de datos garantizada por contrato, registro de accesos y auditoría exportable, soporte en 1 hora e informes de cumplimiento trimestrales). El detalle que de verdad marca la diferencia frente a un "cumple RGPD" genérico es que, a partir del plan Empresa Gestionada, la ubicación física de sus datos y el contrato de encargado de tratamiento quedan fijados por escrito, no solo por intención comercial. Puede revisar el detalle de cada plan en nuestra página de precios.
Comparativa: precio, alojamiento y funciones
Esta tabla resume lo que hemos podido verificar en las fuentes oficiales de cada proveedor a octubre de 2026. Donde no hay dato público, lo indicamos como tal en vez de rellenarlo.
| Proveedor | País de alojamiento | Precio de referencia | Funciones incluidas | Soporte en español |
|---|---|---|---|---|
| Proton Workspace | Suiza (fuera de la UE) | 12,99–19,99 €/usuario/mes (anual) | Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, Pass, VPN | No confirmado |
| Office.eu | Países Bajos / infraestructura UE | Sin precio público (en lista de espera) | Drive, Docs, hojas, presentaciones, correo, calendario, chat | No confirmado |
| La Suite numérique | Francia (SecNumCloud) | Gratuita, solo administración pública francesa | Docs, Grist, Visio, Tchap, France Transfert | No aplica a empresa privada |
| OnlyOffice DocSpace | A elegir si se autoaloja; sede en Letonia | Desde gratis (3 admins) a 20–30 $/admin/mes; Enterprise autoalojada con precio a consultar | Docs, Sheets, Slides, gestión de salas | No confirmado |
| Dataprius | España | Desde 24,40 €/mes; Corporate desde 1.896 €/año (40 usuarios) hasta 5.887 €/año (250 usuarios) | Gestor documental colaborativo (sin correo ni videollamada propios) | Sí |
| Octopus Search & Workspace | Unión Europea; ubicación garantizada por contrato desde el plan Empresa Gestionada | 390–2.900 €/mes por organización, ver precios | Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat, Meet y resto de la suite | Sí |
Precios verificados en las páginas oficiales de cada proveedor a fecha de publicación de esta guía (octubre de 2026); pueden cambiar sin previo aviso, así que confirme la tarifa vigente antes de contratar.
Qué alternativa europea conviene según el tamaño de su empresa
Si es autónomo o una microempresa y solo necesita documentos y almacenamiento sin correo corporativo, Dataprius o la capa gratuita de OnlyOffice pueden bastar, aunque tendrá que resolver el correo y las videollamadas con otra herramienta aparte.
Si tiene entre 10 y 50 empleados y quiere una suite única sin montar infraestructura propia, Proton Workspace es una opción madura y con precio público, siempre que su política de datos admita el alojamiento en Suiza en lugar de en la UE. Si ese matiz es determinante para su auditoría o para su cláusula de soberanía con clientes del sector público, necesita un proveedor que aloje dentro de la UE y lo garantice por contrato.
Si su empresa ya maneja datos regulados (salud, financiero, administración pública como proveedor) y necesita poder enseñar un contrato DPA, registro de auditoría y ubicación de datos garantizada, no un simple aviso legal, ahí es donde tiene sentido comparar el plan Empresa Gestionada o Soberanía de Octopus Search & Workspace frente al resto. Si todavía está decidiendo cómo salir de Google Workspace sin perder continuidad operativa, le puede ayudar nuestra guía sobre las opciones reales para migrar desde Google Workspace, donde comparamos quedarse en el ecosistema Google, pasar a Microsoft 365 o migrar a una suite europea.
En cualquier caso, antes de firmar con cualquier proveedor, pida por escrito tres cosas: el país exacto de alojamiento, el mecanismo legal que ampara cualquier transferencia fuera del EEE y una copia del contrato de encargado de tratamiento. Si quiere revisar ese punto con nuestro equipo aplicado a su caso concreto, puede reservar una videollamada sin compromiso.
Compruebe si su empresa necesita soberanía de datos garantizada por contrato
Compare los planes de Octopus Search & Workspace, alojados en la UE, con contrato DPA y ubicación de datos garantizada desde el plan Empresa Gestionada.
Ver planes y precios →Preguntas frecuentes
¿Qué alternativas europeas existen a Google Workspace?
Las más citadas en prensa a octubre de 2026 son Proton Workspace (sede en Suiza), Office.eu (Países Bajos, aún en acceso anticipado), La Suite numérique (Francia, solo para administración pública), OnlyOffice (sede en Letonia, autoalojable), Dataprius (España, gestor documental) y Octopus Search & Workspace (UE, suite completa). Cada una cubre funciones y alojamiento distintos; conviene comparar antes de elegir.
¿Es legal usar Google Workspace con el RGPD?
Usarlo no es ilegal por sí mismo, pero como responsable del tratamiento usted debe justificar la transferencia de datos personales fuera de la UE mediante cláusulas contractuales tipo o normas corporativas vinculantes, y documentar una evaluación de impacto de la transferencia tras la sentencia Schrems II del TJUE (C-311/18, 16 de julio de 2020). Esa obligación de documentación es suya, no solo del proveedor.
¿Dónde se alojan los datos en una suite europea?
Depende del proveedor: Office.eu y La Suite numérique alojan en infraestructura dentro de la UE (Países Bajos y Francia respectivamente); OnlyOffice permite elegir el país si se autoaloja; Dataprius y Octopus alojan en España/UE. Proton Workspace, a pesar de ser europeo en origen, aloja sus datos principalmente en Suiza, fuera de la UE y del EEE.
¿Qué diferencia a una alternativa 'cumple RGPD' de una alojada en la UE?
Cumplir el RGPD es un mínimo legal que puede lograrse incluso transfiriendo datos fuera de la UE con las garantías adecuadas (SCC, BCR). Estar alojado en la UE, con contrato DPA y ubicación de datos garantizada por escrito, va un paso más allá: elimina la necesidad de justificar transferencias internacionales y reduce el riesgo de acceso por parte de autoridades extranjeras bajo normas como el CLOUD Act de EEUU.
Fuentes
Contenido informativo. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
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