Si su empresa usa Google Workspace y está pensando en migrar, no existe una única respuesta: hay tres rutas reales, cada una con un coste, un tiempo y un nivel de soberanía de datos distinto. Puede quedarse dentro del ecosistema Google cambiando de dominio, cuenta o edición, saltar a Microsoft 365, o moverse a una suite europea con RGPD como Octopus Search & Workspace. En este artículo comparamos las tres con cifras oficiales para que decida con datos, no con suposiciones.
Por qué cada vez más empresas buscan "migrar Google Workspace"
Tres motivos explican el aumento de búsquedas sobre este tema. El primero es el coste acumulado: como verá más abajo, una pyme de 15 empleados en Business Standard paga más de 2.400 € al año solo en licencias, y esa cifra crece con cada alta. El segundo es la soberanía de datos: desde que el RGPD y las resoluciones posteriores al caso Schrems II pusieron el foco en dónde y bajo qué jurisdicción se procesan los datos personales, bastantes empresas europeas revisan si sus herramientas de trabajo diario cumplen ese requisito por defecto o solo mediante configuración adicional. El tercero es la consolidación de herramientas: empresas que ya usan Microsoft Teams, Dynamics o Azure para otras áreas buscan unificar en Microsoft 365, y empresas que priorizan proveedores europeos buscan alternativas nacidas en la UE.
Opción 1: migrar dentro de Google Workspace
Esta es la ruta menos traumática porque no cambia de ecosistema: sigue en Gmail, Drive, Meet y Calendar, pero cambia dominio, cuenta administradora o edición. Aquí no hay una única "herramienta de migración": Google ofrece un proceso distinto según qué quiera cambiar exactamente, tal como describe su página oficial de migración.
Cambio de dominio, de cuenta o de edición
Dentro de esta opción hay tres escenarios distintos, con su propio proceso cada uno:
- Cambio de dominio: por ejemplo, tras un rebranding. Google recomienda valorar primero si basta con añadir el nuevo dominio como alias de dominio —los usuarios siguen accediendo igual, pero pueden enviar y recibir correo también desde la dirección nueva—, porque cambiar el dominio principal completo es, según su propia documentación, "un proceso complejo" con restricciones: no es posible, por ejemplo, si el dominio se compró al registrarse en Workspace o si no está verificado, como detalla la guía oficial de alternativas al cambio de dominio principal.
- Cambio de cuenta administradora: habitual cuando una empresa empezó con cuentas personales de Gmail creadas por los propios empleados con su correo corporativo, y ahora quiere traerlas bajo una administración central. Para eso, la consola de administración incluye la herramienta para transferir cuentas personales no administradas, que convierte esas cuentas sueltas en cuentas gestionadas por la organización; Google advierte que, una vez hecha la transferencia, no se puede volver a convertir en cuenta personal.
- Cambio de edición: subir de Business Starter a Business Standard o Plus para ganar almacenamiento, grabación de reuniones o Google Vault. Al no moverse datos entre cuentas distintas, este cambio se gestiona directamente desde la facturación de la consola de administración, sin necesidad de ninguna herramienta de migración.
El coste, según la página oficial de precios de Google Workspace, va de 6,80 €/usuario/mes en Business Starter a 13,60 €/usuario/mes en Business Standard y 21,10 €/usuario/mes en Business Plus, con compromiso anual. Con el precio de Standard, una pyme de 15 empleados paga 2.448 € al año solo en licencias (13,60 € × 12 meses × 15 usuarios), y esa cantidad crece con cada alta. La ubicación de los datos sigue dependiendo de Google: por defecto no está garantizada en Business Starter; a partir de Business Standard y Business Plus, Google incluye sin coste adicional la función de regiones de datos (versión fundamental) que el administrador debe activar en la consola para fijar que los datos en reposo se almacenen en Europa; el seguimiento detallado por informes (versión Enterprise) sí requiere Enterprise Plus o un complemento de pago aparte. Es una opción cómoda para quien no quiere tocar flujos de trabajo y, en Standard o Plus, también resuelve la soberanía de datos sin coste extra, aunque no resuelve el problema del coste de las licencias en sí.
Opción 2: migrar de Google Workspace a Microsoft 365
Es la ruta más habitual entre empresas que ya trabajan con Teams, Windows o Dynamics en otras áreas del negocio. Microsoft ha completado su EU Data Boundary, un compromiso por el que los datos de clientes y datos personales de servicios como Microsoft 365 se almacenan y procesan dentro de la UE y la AELC para clientes europeos, según confirmó el propio blog corporativo de Microsoft en febrero de 2025.
Coste, curva de aprendizaje, compatibilidad de archivos
Según los precios oficiales publicados en microsoft.com, Microsoft 365 Business Basic cuesta 6,07 €/usuario/mes y Business Standard 12,13 €/usuario/mes, ambos con compromiso anual y sin IVA. En coste puro, Microsoft 365 queda ligeramente por debajo de los planes equivalentes de Google Workspace.
Lo que encarece esta ruta no es la licencia, sino la curva de aprendizaje: pasar de Docs/Sheets/Slides a Word/Excel/PowerPoint y de Drive a OneDrive/SharePoint implica reentrenar a todo el equipo, y los archivos nativos de Google (.gdoc, .gsheet) no son archivos reales hasta que se exportan a .docx o .xlsx, lo que puede generar pérdidas de formato en documentos con muchas fórmulas, comentarios o imágenes incrustadas. Para una pyme sin equipo de TI propio, esta migración suele requerir apoyo externo o un partner certificado, algo que el propio Google reconoce como recomendable para volúmenes grandes de datos en su página de migración citada arriba.
Opción 3: migrar a una suite europea con RGPD
La tercera vía es salir del binomio Google/Microsoft y migrar a una suite nacida en la Unión Europea, como Octopus Search & Workspace. Para empresas cuyo motivo principal de migración es el coste o la soberanía de datos —y no una integración previa con el ecosistema Microsoft—, suele ser la opción más directa: se mantiene una lógica de uso parecida a Google Workspace (correo, Drive, Docs, Meet) sin tener que reentrenar al equipo en una interfaz completamente distinta.
Qué se lleva consigo: correo, Drive, calendario, contactos
En una migración desde Google Workspace a una suite europea, lo que normalmente se traslada es: el histórico de correo de Gmail, los documentos y carpetas compartidas de Drive, los eventos y calendarios compartidos, y la libreta de contactos de la empresa. Si su punto de partida es Gmail concretamente, puede revisar el detalle en nuestra guía sobre cómo migrar de Google Workspace a Gmail.
Migración asistida incluida
Octopus ofrece un proceso de migración asistida para empresas que vienen de Google Workspace, que cubre el traslado de correo, Drive y calendario. El alcance exacto para su caso —qué carpetas, qué volumen de histórico y en qué plazo— se lo confirmamos por escrito en una llamada previa a la migración, precisamente para no prometer de más y que usted sepa qué esperar antes de dar el paso. Si en su caso el punto de partida no es Google sino un proveedor de hosting de correo tradicional, el proceso es equivalente al que describimos en nuestra guía de migración desde Hostinger, adaptado a la dirección contraria. Para el coste exacto según el número de usuarios de su empresa, lo más fiable es consultar nuestra página de precios, porque varía según el plan y el volumen de datos a migrar.
Tabla comparativa: coste, soberanía de datos, tiempo y soporte
| Ruta | Coste por usuario/mes (anual) | Dónde se alojan los datos | Tiempo de migración | Soporte |
|---|---|---|---|---|
| Opción 1: dentro de Google Workspace | 6,80 € (Starter) / 13,60 € (Standard) / 21,10 € (Plus) | Depende del centro de datos de Google; no garantizada en Starter; en Standard/Plus se activa sin coste extra la versión fundamental de regiones de datos; los informes detallados requieren Enterprise Plus o complemento de pago | De horas a varias semanas según volumen (ESTIMACIÓN, varía por caso) | Autoservicio + soporte estándar de Google Workspace |
| Opción 2: a Microsoft 365 | 6,07 € (Basic) / 12,13 € (Standard) | UE/AELC para clientes europeos, vía EU Data Boundary | Semanas, por reentrenamiento y conversión de formatos (ESTIMACIÓN) | Soporte propio Microsoft + partners, requiere formación interna |
| Opción 3: a suite europea (Octopus) | Ver precios actualizados | Unión Europea | Migración asistida de correo, Drive y calendario; plazo y alcance confirmados caso por caso antes de migrar | Soporte directo del equipo, además de autoservicio |
Los precios de Google Workspace y Microsoft 365 son los publicados en sus páginas oficiales en la fecha de este artículo y no incluyen IVA; revise siempre el precio vigente antes de decidir, porque ambos proveedores actualizan tarifas con cierta frecuencia.
Cómo elegir según el tamaño de su equipo
- Menos de 10 personas, sin equipo de TI: evite migraciones que exijan reentrenamiento largo. Si el motivo es solo bajar coste o ganar soberanía de datos, una suite europea con migración asistida suele dar el salto más corto.
- Entre 10 y 50 personas: si ya usa Teams o Windows en otras áreas, Microsoft 365 tiene sentido por consolidación, aunque implique formación. Si no hay esa dependencia previa, compare primero el coste anual real (licencias × usuarios) antes de decidir.
- Más de 50 personas o sector regulado: la soberanía de datos deja de ser una preferencia y pasa a ser un requisito de cumplimiento en muchos pliegos y contratos con clientes públicos o europeos. Ahí conviene verificar por escrito, para cada edición y proveedor, qué versión de residencia de datos está incluida y cuál requiere pago adicional, porque la diferencia entre la versión fundamental y la versión con informes detallados puede cambiar el presupuesto.
Sea cual sea su punto de partida, antes de migrar haga un inventario de qué volumen de correo y Drive tiene que mover, y pida a cada proveedor que le confirme por escrito dónde se alojarán sus datos tras la migración. Si quiere ver cifras concretas para su número de usuarios, puede comparar planes y ahorrar en su migración o contactar con nuestro equipo para que le acompañemos en el proceso.
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Ver precios →Preguntas frecuentes
¿Puedo migrar Google Workspace yo mismo o necesito un técnico?
Para equipos pequeños con poco volumen de correo y archivos, los procesos de autoservicio de Google (alias de dominio, transferencia de cuentas personales) o una migración asistida de un proveedor europeo permiten hacerlo sin un técnico dedicado. Para volúmenes grandes o estructuras de carpetas complejas, Google mismo recomienda apoyo de un partner certificado, y es lo más prudente para evitar pérdidas de datos.
¿Se pierden los correos antiguos al migrar?
No debería perderse el historial si la migración se hace con un proceso pensado para ello y verificado al terminar. El riesgo de pérdida aparece cuando se hace de forma manual, con reenvíos selectivos o sin comprobar el recuento final de mensajes migrados frente al origen.
¿Cuánto cuesta migrar Google Workspace a otra suite?
Depende de la ruta: quedarse en Google Workspace cuesta entre 6,80 € y 21,10 € por usuario al mes según la edición (6,80 € Starter, 13,60 € Standard, 21,10 € Plus); Microsoft 365 Business va de 6,07 € a 12,13 € por usuario al mes; una suite europea como Octopus tiene su propio cuadro de precios, consultable en nuestra página de precios. A esto hay que sumar, en el caso de Microsoft 365, el coste no monetario de reentrenar al equipo.
¿Es seguro sacar los datos de mi empresa de Google?
Sí, siempre que el proveedor de destino tenga un proceso de migración verificado y le confirme por escrito dónde alojará sus datos tras el traslado. El riesgo no está en salir de Google, sino en no comprobar antes las condiciones de soberanía de datos y soporte del proveedor al que se migra.
Fuentes
- Google Workspace – Soluciones de migración (oficial)
- Google Workspace – Precios oficiales
- Google Workspace – Alternativas al cambio de dominio principal (documentación oficial)
- Google Workspace – Herramienta para transferir cuentas personales no administradas (documentación oficial)
- Google Workspace – Datos cubiertos por regiones de datos (documentación oficial)
- Microsoft 365 – Planes y precios para empresas (oficial)
- Microsoft completa el EU Data Boundary (blog oficial de Microsoft)
Contenido informativo. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
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