Qué significa migrar su cuenta de Gmail a una cuenta de Workspace
Migrar la cuenta de Google a Workspace significa trasladar correo, contactos, calendario y archivos de una cuenta gratuita de Gmail (la que termina en @gmail.com) a una cuenta de empresa con dominio propio (por ejemplo, usted@suempresa.com). No es una actualización automática: su Gmail personal y la futura cuenta corporativa son cuentas distintas, así que el trabajo consiste en copiar lo que necesita de una a otra sin perder nada por el camino. Es la misma operación a la que se refieren búsquedas como convertir un Gmail personal en cuenta de empresa, pasar de Gmail a correo corporativo o migrar el correo de Gmail a Workspace.
El proceso, a grandes rasgos, tiene cinco pasos:
- Verificar o comprar el dominio de su empresa.
- Exportar correo, contactos, calendario y archivos de Drive con Google Takeout.
- Crear la cuenta de empresa (en Google Workspace o en una alternativa como Octopus Workspace).
- Importar correo, contactos y calendario a la cuenta nueva.
- Migrar los archivos de Drive y comprobar que todo ha llegado correctamente.
ESTIMACIÓN: si su volumen de correo y archivos es el habitual de un autónomo o una pyme pequeña (pocos GB, no cientos), el trabajo técnico suele completarse en pocas horas repartidas en uno o dos días, dejando margen para que la exportación y la propagación del dominio terminen. No es un plazo garantizado: depende del volumen de datos, de su conexión y de si cuenta con herramientas de migración asistida o lo hace a mano.
Antes de migrar: lo que necesita tener listo
Antes de tocar nada en su Gmail, conviene dejar preparados dos elementos: el dominio y una copia completa de sus datos. Saltarse este paso es la causa más habitual de sustos durante la migración.
Verificar o comprar su dominio
Una cuenta de empresa necesita un dominio propio. Si ya tiene uno (por ejemplo, porque tiene una web), tendrá que verificar que es el propietario añadiendo un registro TXT u otro registro similar en el panel DNS de su proveedor de dominios. Si todavía no tiene dominio, puede comprarlo en el mismo proceso de alta de la cuenta de empresa en la mayoría de proveedores, incluido Octopus Workspace.
Antes de empezar, tenga a mano: el nombre de dominio exacto, el acceso al panel DNS (usuario y contraseña del proveedor donde está registrado) y, si ya tiene correo funcionando con ese dominio en otro sitio, los registros MX actuales, por si necesita revertir algo.
Exportar contactos, calendario y archivos con Google Takeout
Google Takeout es la herramienta oficial de Google para descargar sus propios datos. Según la documentación de Google, el proceso tiene tres pasos: seleccionar los productos que quiere exportar (correo, contactos, calendario, Drive, fotos, etc.), elegir el formato y el método de entrega (correo electrónico, Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box) y, por último, recibir el enlace de descarga. Google indica que el archivo generado caduca a los 7 días y, además, solo permite un máximo de 5 descargas por archivo; superado cualquiera de los dos límites, hay que solicitar una nueva exportación (fuente: Google, soporte de Cuentas de Google). Por eso conviene generar la exportación lo más cerca posible del día de la migración y descargarla cuanto antes, en lugar de dejarla «para luego».
Antes de exportar, haga una lista de comprobación mínima:
- Correo: decida si quiere todo el histórico o solo las carpetas importantes.
- Contactos: exporte en formato CSV o vCard para poder importarlos después sin errores.
- Calendario: exporte en formato iCal (.ics), el estándar que aceptan prácticamente todas las plataformas.
- Drive: revise qué documentos y carpetas son realmente de trabajo; no tiene sentido migrar archivos personales a una cuenta de empresa.
Paso a paso: de Gmail personal a Octopus Workspace
Con el dominio verificado y los datos exportados, el siguiente bloque es dar de alta la cuenta de empresa e importar todo. Lo explicamos con Octopus Workspace como ejemplo porque es el proceso que conocemos de primera mano, pero la lógica es la misma si opta por otra suite.
Crear la cuenta de empresa
La cuenta se da de alta desde la página de registro de Octopus Workspace, indicando el dominio ya verificado (o comprándolo en el mismo paso si todavía no lo tiene) y creando el primer usuario administrador, que normalmente será usted mismo si es autónomo o el responsable de IT si es una pyme pequeña. En este paso se configuran también los registros MX del dominio para que el correo empiece a entrar en la cuenta nueva.
Importar correo, contactos y calendario
Con la cuenta ya activa, se importa el correo exportado desde Gmail (ficheros .mbox) a Octopus Mail, se suben los contactos en CSV o vCard a Octopus Contacts y se importa el calendario en formato .ics a Octopus Calendar. Conviene hacerlo en este orden —correo, contactos, calendario— porque el correo suele tardar más en indexarse, y así puede revisar los otros dos mientras termina.
Migrar archivos de Drive
Los documentos, hojas de cálculo y carpetas exportados de Google Drive se suben a Octopus Drive manteniendo la estructura de carpetas siempre que sea posible. Es el momento de limpiar: archivos duplicados, borradores antiguos o carpetas personales que no tienen por qué viajar a la cuenta de trabajo.
Cuánto tarda la migración y qué puede fallar
El tiempo real depende de tres factores: el volumen de correo y archivos, la velocidad con la que Google genera la exportación de Takeout (puede tardar desde minutos hasta varias horas según el tamaño) y si configura usted mismo los registros DNS o cuenta con ayuda. Para un autónomo con un buzón de pocos GB, lo habitual es que el grueso del trabajo se resuelva en una sesión de unas horas, más el tiempo de propagación del DNS, que según el proveedor puede tardar desde minutos hasta 24-48 horas.
Los problemas más frecuentes que conviene anticipar:
| Problema habitual | Causa típica | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| El correo nuevo no llega | Registros MX mal configurados o todavía propagándose | Comprobar los MX con una herramienta de consulta DNS antes de dar por cerrada la migración |
| Faltan correos antiguos | La exportación de Takeout se generó antes de un cambio reciente, o el enlace caducó (7 días o 5 descargas) sin haberla descargado | Generar la exportación justo antes de migrar y descargarla sin demora |
| Contactos duplicados | Importar el mismo CSV dos veces o mezclar contactos personales y de trabajo | Revisar y limpiar el CSV antes de importar |
| Archivos de Drive con permisos rotos | Los permisos de compartición de Google no siempre se trasladan igual a otra plataforma | Revisar manualmente los permisos de las carpetas compartidas con clientes o colaboradores tras la migración |
Alternativa a Google Workspace con migración asistida incluida
Si lo que necesita es una cuenta de empresa con correo, Drive, calendario y las herramientas de ofimática básicas, no tiene por qué quedarse únicamente con la oferta de Google. Los planes Personal, Organización y superiores de Octopus Workspace incluyen migración de correo, contactos, calendario y archivos desde Google (también desde Microsoft o Apple), con un informe del proceso para comprobar qué se ha trasladado. No existe un plan gratuito indefinido ni una prueba gratuita en Octopus Workspace: es un servicio de pago, mensual o anual, sin permanencia contractual, y el pago anual equivale a dos meses gratis (10 cuotas en lugar de 12).
Puede comparar qué incluye cada plan, el almacenamiento y el precio exacto (sin IVA, al ser una empresa estadounidense) en la página de precios de Octopus Workspace, y crear su cuenta desde el formulario de registro cuando haya decidido el plan que se ajusta a su volumen de correo y archivos.
Si lo que tiene es una cuenta de Google One y quiere entender si el camino de migración es el mismo, puede revisar también nuestra guía sobre cómo migrar de Google One a Workspace. Y si lo que necesita mover no es una cuenta personal sino un dominio completo que ya usa Google Workspace, el detalle está en cómo migrar un dominio a Google Workspace sin perder correo ni archivos.
Pase su Gmail a un correo de empresa con Octopus Workspace
Los planes Personal, Organización y superiores incluyen migración de correo, contactos, calendario y archivos desde Google, con un informe del proceso. Compare los planes en la página de precios y cree su cuenta cuando esté listo.
Crear mi cuenta →Preguntas frecuentes
¿Puedo convertir mi Gmail personal en una cuenta de empresa?
No directamente: Gmail personal y una cuenta de empresa con dominio propio son cuentas distintas. Lo que se hace es crear la cuenta de empresa y trasladar a ella el correo, los contactos, el calendario y los archivos de Drive de su Gmail personal, normalmente exportando antes con Google Takeout.
¿Se pierden los correos al migrar a Workspace?
No deberían perderse si exporta correctamente con Google Takeout y descarga el archivo a tiempo. Google Takeout genera un enlace que caduca a los 7 días o tras 5 descargas, lo que ocurra antes; si lo deja pasar, tendrá que generar una nueva exportación.
¿Necesito un dominio propio para migrar?
Sí. Una cuenta de empresa, ya sea en Google Workspace o en Octopus Workspace, requiere un dominio propio (por ejemplo, suempresa.com) que hay que verificar o comprar antes de dar de alta la cuenta.
¿Cuánto cuesta migrar de Gmail a una suite de trabajo?
Octopus Workspace no tiene plan gratuito indefinido ni prueba gratuita: es un servicio de pago, mensual o anual (el anual equivale a dos meses gratis). La migración de correo, contactos, calendario y archivos desde Gmail está incluida en los planes Personal, Organización y superiores, con un informe del proceso. Los precios exactos, sin IVA, están en la página de precios.
Fuentes
Contenido informativo. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
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