Política de privacidad

Última actualización: 23 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Octopus Search & Workspace LLC, con domicilio en 30 N Gould St Ste N, Sheridan, Wyoming, 82801, Estados Unidos (en adelante, “Octopus”, “nosotros”), es responsable del tratamiento de los datos personales que se recaban a través de octopussearchworkspace.com y de los servicios asociados (el “Servicio”).

2. Qué datos tratamos

Según cómo uses el Servicio, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de cuenta: nombre, dirección de correo electrónico, contraseña (almacenada siempre de forma cifrada, nunca en texto plano) y el nombre de tu organización, cuando creas una cuenta.
• Contenido que generas: correos, archivos, documentos, hojas de cálculo, mensajes de chat, eventos de calendario y demás contenido que crees o subas al usar los módulos internos del Workspace.
• Consultas de búsqueda: los términos que introduces en el buscador de Octopus, que se reenvían a nuestro proveedor de búsqueda para obtener resultados (ver sección 4).
• Datos de pago y cobro: si recargas saldo, la marca y los cuatro últimos dígitos de la tarjeta junto al identificador del cobro, tal y como nos los devuelve nuestro proveedor de pagos. El número completo y el código de seguridad los captura y custodia el proveedor: no llegan a nuestros sistemas ni se almacenan aquí. Si solicitas una transferencia de tu saldo, tratamos además el titular y el IBAN de la cuenta que nos indiques, con la única finalidad de ejecutar y justificar esa transferencia.
• Invitados de Octo Meet sin cuenta: el nombre y el correo electrónico que escribes para entrar en una videollamada, y, solo si lo pides expresamente, la constancia de tu consentimiento para recibir información comercial (fecha, dirección IP y texto aceptado).
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y datos de la sesión, principalmente a través de la cookie técnica de autenticación descrita en nuestra Política de Cookies.

El buscador de Octopus también ofrece un modo incógnito: mientras está activo, no se muestran anuncios patrocinados y no se asocia ningún historial de búsqueda a tu cuenta.

3. Con qué finalidad tratamos tus datos

• Crear y gestionar tu cuenta y la de tu organización, y permitirte iniciar sesión de forma segura.
• Prestar los servicios del Workspace (correo, almacenamiento, calendario, documentos, chat, etc.).
• Procesar tus búsquedas y devolverte resultados relevantes.
• Enviar y recibir correo electrónico externo en tu nombre cuando usas Octo Mail.
• Mantener la seguridad del Servicio y prevenir el uso fraudulento o abusivo.
• Identificarte cuando entras como invitado en una videollamada de Octo Meet y, si el organizador lo decide, enviarte el resumen de esa reunión. Base legal: la prestación del servicio que solicitas al entrar.
• Enviarte por correo información comercial de Octopus (una invitación para crear tu cuenta) solo si lo has pedido expresamente marcando la casilla o pulsando el botón correspondiente en Octo Meet. Base legal: tu consentimiento (art. 6.1.a del RGPD y art. 21 de la Ley 34/2002, LSSI). Entrar en la reunión nunca depende de darlo, y puedes retirarlo en cualquier momento con el enlace de baja de cada correo o respondiendo con la palabra BAJA.
• Cobrar las recargas de saldo, liquidar las campañas publicitarias y ejecutar las transferencias de saldo que solicites, así como conservar los justificantes que exige la normativa contable y fiscal.

No utilizamos tus datos personales, tu contenido ni tu historial de búsqueda para elaborar perfiles publicitarios ni para vender datos a terceros. Los anuncios patrocinados que pueden aparecer en el buscador se seleccionan por coincidencia de palabras clave con tu búsqueda, no por seguimiento de tu actividad.

4. Con quién compartimos tus datos

Para prestar el Servicio, nos apoyamos en los siguientes proveedores, que actúan como encargados del tratamiento y solo acceden a los datos estrictamente necesarios para su función:

• Proveedor de búsqueda web (Brave Search API): recibe los términos que buscas para devolver resultados web, de imágenes, noticias y vídeos.
• Wikipedia: cuando tu búsqueda coincide con un artículo conocido, consultamos la API pública de Wikipedia para mostrar un panel informativo.
• Proveedor de correo electrónico (Resend): gestiona el envío y la recepción de correos externos desde y hacia Octo Mail.
• Proveedor de pagos (Stripe Payments Europe, Ltd.): captura los datos de tu tarjeta en su propia pasarela y procesa el cobro de las recargas de saldo. Actúa como responsable independiente del tratamiento respecto de los datos de la tarjeta, que nunca pasan por los sistemas de Octopus.
• Asistente de IA (Octo): cuando lo usas, el texto de tu consulta y el contexto necesario de la aplicación se procesan con un proveedor de modelos de IA (Anthropic, PBC, Estados Unidos).
• Mapas y Earth: para buscar lugares y calcular rutas se consultan servicios de datos abiertos (OpenStreetMap y similares); la guía por voz usa un proveedor de síntesis de voz (ElevenLabs).
• Proveedor de infraestructura y alojamiento (Hostinger International Ltd.), donde se ejecutan nuestros servidores, situados en la Unión Europea.

No vendemos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales.

Octopus Search & Workspace LLC está establecida en Estados Unidos y varios de los proveedores anteriores (búsqueda, correo, pagos, IA) tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Esas transferencias se realizan con las garantías previstas en el RGPD (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo, según el proveedor). Puedes pedirnos más información en la dirección de contacto de la sección 8.

Privacidad del contenido

El contenido de tu correo, archivos, documentos y chats es tuyo. No lo leemos, no lo usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para publicidad. Solo accederemos a él, de forma limitada y registrada, si tú lo pides (soporte), para investigar abusos o incidentes de seguridad, o si una autoridad competente nos lo exige legalmente. Las videollamadas de Octo Meet solo se graban o transcriben cuando todos los participantes lo han aceptado, incluidos los invitados sin cuenta.

Cuando uses funciones de inteligencia artificial del Workspace, se te indicará que estás interactuando con un sistema de IA y no con una persona (Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50), y las respuestas pueden contener errores. No tomamos decisiones únicamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti (art. 22 RGPD).

5. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos los datos de tu cuenta y el contenido asociado mientras la cuenta permanezca activa. Si eliminas tu cuenta o contenido específico (un correo, un archivo, etc.), lo eliminamos de nuestros sistemas activos en un plazo razonable, salvo que debamos conservar determinada información por obligación legal.

La constancia de tu consentimiento comercial se conserva mientras no lo retires y, después, el tiempo necesario para poder acreditar que lo diste. Tras una baja guardamos únicamente tu correo en una lista de exclusión, para no volver a escribirte.

6. Tus derechos

Puedes solicitarnos en cualquier momento el acceso, la rectificación o la supresión de tus datos personales, así como la limitación u oposición a su tratamiento y, cuando proceda, la portabilidad de tus datos. Puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país (en España, la AEPD, aepd.es). Muchas de estas acciones (editar tu perfil, eliminar correos o archivos, cerrar tu cuenta) puedes realizarlas directamente desde el propio Servicio; para el resto, puedes contactarnos por los medios indicados en la sección 8. Si consideras que no hemos atendido tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos (en España, la Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

Cómo pedir la supresión de tus datos

Puedes borrar tu contenido y cerrar tu cuenta desde el propio Servicio, o pedirnos la supresión (art. 17 RGPD y derecho de eliminación de la CCPA) escribiendo desde el correo de tu cuenta a la dirección de la sección 8 con el asunto “Supresión de datos”. Respondemos en un máximo de un mes (45 días en solicitudes de California). Conservaremos, bloqueados, solo los datos que la normativa fiscal o contable nos obligue a guardar.

Transferencias internacionales y derechos en EE. UU.

Octopus Search & Workspace LLC es una sociedad estadounidense, por lo que tus datos se tratan en Estados Unidos, fuera del Espacio Económico Europeo. Las transferencias a proveedores se amparan, según el caso, en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor esté adherido. Si resides en California puedes pedir saber, acceder, corregir y borrar tus datos; no vendemos ni compartimos tus datos para publicidad entre contextos y atendemos la señal Global Privacy Control. Los correos comerciales, si los hubiera, solo se envían con tu consentimiento y llevan enlace de baja (art. 21 LSSI y CAN-SPAM). El Servicio no está dirigido a menores de 18 años.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos, incluyendo el cifrado de contraseñas, cookies de sesión con la marca httpOnly y comunicaciones cifradas mediante HTTPS. Ningún sistema es completamente infalible, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta.

8. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta Política de Privacidad, puedes dirigirte a Octopus Search & Workspace LLC en 30 N Gould St Ste N, Sheridan, Wyoming, 82801, Estados Unidos, o escribirnos a director.seguridad.privacidad.y.confianza@octopussearchworkspace.com.

9. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente. Publicaremos cualquier cambio en esta misma página junto con la fecha de la última actualización.